大家好！今天讓創(chuàng)意嶺的小編來大家介紹下關于杭州商業(yè)會議策劃步驟的問題，以下是小編對此問題的歸納整理，讓我們一起來看看吧。

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本文目錄:

• 1、如何進行會議會展策劃流程安排

• 2、活動策劃書步驟流程

• 3、會議策劃包括哪些基本內容

• 4、如何組織大型會議

一、如何進行會議會展策劃流程安排

會展策劃流程分析一共分為六點：包括市場調研，策劃方案的撰寫，培訓，材料制作，展臺布置，相關服務，活動評估。

會展策劃流程一：對企業(yè)進行有針對性的市場調研

收集有關本項目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動資料。對收集的資料要分類編排，結集歸洞御輪檔。

會展策劃流程二：制定詳細完整的會展策劃方案。

確定會展的目標市場，會展的規(guī)模，展品的選擇，評估觀眾數(shù)量的多少和 展覽面積的大小以及參展的費用預算。

會納信展策劃流程三：實施前的培訓。

讓全體的實施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實施方案的工作、方法、步驟和技巧。

會展策劃流程四：印刷材料的設計制作。

利用會展的會刊、展前快訊、媒體報道等手段來進行前期宣傳，擴大企業(yè)的影響力，吸引更多的目標客戶。

會展策劃流程五：展臺的布置及展示。

設備的調試安裝，展臺的人員配備。

會展策劃流程六：相關的會展服務。拆槐

根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應的車輛；根據(jù)參會人員的喜好，預定各種形式的餐會，推薦不同的用餐地點；根據(jù)參會人員的喜好，為您設計不同的休閑方式，設計專門的旅游線路，介紹下榻酒店附近的娛樂設施。

會展策劃流程七：做好對活動的評估。

開好總結會，做好善后公關工作。

二、活動策劃書步驟流程

相信很多人在工作或者在學校里做活動策劃方案的時候都會很頭疼，活動策劃書步驟是怎么樣的？下面是我整理的活動策劃書步驟，歡迎大家閱讀！

1、接洽流程

項目的接洽，包括前中后期，從前期初步的接觸了解需求，到方案的提議修改，再到最后的定案匯報，都要做好準備，流程分別如下：

（1）初步接洽，明確意圖意向

在初步接洽客戶的階段，相當于我們平時說的去談客戶了，因此我們需要準備好公司的宣傳冊、PPT、宣傳片等相關的資料，并且要展示公司的優(yōu)勢和資源，以及活動的經(jīng)驗和案例。

在洽談的時候，我們要有意識的去了解客戶公司是干嘛的，其公司品牌調性是怎么樣的，這次的活動項目想要用什么方式達到什么目的。公司又有多少預算去做個事情，想要達到怎么樣的規(guī)模效果，是否已有初步的想法構思等等，這些信息都是為后續(xù)的初步方案構想做準備。當然還有很重要的還是搞清楚對方公司參與此項目的關鍵人物還有合作意向，畢竟要是遇到一些騙稿騙方案的公司的話那就真的是浪費青春了。

（2）細節(jié)洽談，反復溝通

后續(xù)的洽談中，需要強調我們公司有什么資源可以配合進來，有什么案例可以借鑒參考（畢竟更加直觀的讓客戶找到他們想要的東西），其實就是避免客戶不知道自己想要什么。在這個階段活動的初步框架就要做出來了，什么樣的主題，用什么形式展現(xiàn)都要開始明確，因為不定下來，后續(xù)一改起來，所有的東西都要改。

如果在前期溝通的時候，我們公司在有條件的情況下，可以提供2—3稿的初步架構供客戶選擇，看客戶的傾向性，明確活動目的的重點難點，并且為客戶縮短范圍，繼而討論出客戶對活動的具體要求和建議。

（3）項目匯報，最終確認

在根據(jù)客戶意見修改調整后的方案（包括策劃部分、宣傳部分、執(zhí)行部分、詳細預算），我們就要去最終的提案了。我們要穿好戰(zhàn)袍，準備好匯報用的電腦、投影儀、PPT、翻頁筆、方案打印輸出成冊。安排好現(xiàn)場提案時的人員分工，比如誰進行匯報，誰進行答疑，誰做決定等等。

注釋：合同什么時候簽訂和打款，這就要取決于我們跟客戶怎么談的了，比較穩(wěn)當?shù)那闆r是先簽合同確定合作再做完整提案，當然也有很多大客戶的是需要供應商比稿的，這樣提案時需要相對的完整一點，而后再確認合同的條款和簽訂合同。

2、策劃流程

這里的策劃流程介紹，不按一般的找資料、頭腦風暴、定主題、做效果圖、明確預算諸如此類的工作項來分，按我們實際工作階段來分，我覺得這樣在整體項目管理的角度去看會清晰一點。

（1）首次策劃會議

項目的首次策劃會議，主要是以對接客戶的AE（客戶主任）或AM（客戶經(jīng)理）牽頭，準備好客戶簡報（關于項目需求和客戶的介紹），讓活動部的負責人帶領其部分的策劃和執(zhí)行統(tǒng)籌參加。

會議上在了解了項目的需求和相關背景之后，先討論明確這個項目是否值得跟進，畢竟有些客戶預算很少，卻恨不得要上天的，很難搞。覺得可以去做的，再往下討論活動的概念和表現(xiàn)形式。會后，活動策劃和執(zhí)行統(tǒng)籌就需要先做一個初步的策劃案出來了，并一層層地向公司內部先報上去，可以了再讓負責客戶的同事跟客戶進行溝通。

（2）初期協(xié)調會議

在AE/AM和客戶溝通之后，根據(jù)客戶的意見確定了基本的方向，接下來就要組織公司內部各職能同事進行協(xié)調了，例如活動部負責人、策劃、執(zhí)行、制作、設計師、媒介、信息專員（這個崗位是做類似于報名人員登記、信息整理等行政類工作）。

會上，需要落實策劃案的大致框架、表現(xiàn)形式和內容設計，在預算范圍內明確基本的成本，討論出宣傳的渠道和重點。

會后，策劃就要協(xié)調執(zhí)行、制作、媒介等同事把方案的初稿做出來（要包括策劃方案、宣傳方案、預算方案），然后把內容給到設計師進行包裝（要給方案穿戰(zhàn)袍了）。

（3）細節(jié)協(xié)調會

細節(jié)協(xié)調會是最重要的階段之一了，這個階段除了前期參與的人員要參加之外，還需要部門的總監(jiān)或公司的領導參加。會上要明確表達客戶的意見，讓方案更加的精準和適用，并且需要把方案的內容和執(zhí)行細節(jié)確定下來，如果是有相關關系的客戶那么公司的領導就會在這時提出一些貼切實際的意見。會上要把現(xiàn)場的效果圖、宣傳方案、物料方案、預算方案（成本和報價）都需要呈現(xiàn)出來，并且在會上敲定。

會后，策劃需要協(xié)調各環(huán)節(jié)的同事對策劃執(zhí)行方案進行定稿，如活動內容、執(zhí)行流程、人員分工、宣傳計劃、整體預算等，并且落實執(zhí)行工作組的分工和安排。而后AE/AM擬定合作協(xié)議，并且協(xié)同公司的制作統(tǒng)籌聯(lián)系外包的供應商，如印刷制作、場地、布場、會務、演藝、拍攝等。

（4）執(zhí)行工作協(xié)調會

此會議的開啟證明已經(jīng)明確合作了，至少需要是在合同簽訂后進行的，各個需要執(zhí)行配合的同事都需要參加，包括合作的供應商。在會上，需要把定稿的方案進行詳細的講解，并且把活動項目進行一項一項的分解（WBS工作結構），把工作安排時間表（甘特圖）展示出來，并把各部分工作單獨列出工作安排，讓每位同事明確知道其分工安排。

會后，項目已正式立項了，負責此項目的項目經(jīng)理需要把控整體的執(zhí)行節(jié)奏，并安排同事落實各項資源、外包、人員等。

3、管控流程

管控工作在無論什么類型的項目中，都屬于最重要的流程部分，因為一個項目無論多平平無奇或者是多優(yōu)秀，如果沒法順利自行，一切都成空。

（1）時間管控

活動進行的時間如果不是因為不可抗力因素，一般都是不會更改的，時間的'管理必須按照活動最終舉辦的時間進行逆推，確保每一項工作都在合理范圍內的時間節(jié)點里進行安排，并且把控。

（2）供應管理

合作的供應商要靠譜，畢竟外包部分有很多事情不是在自己的手里進行，很容易一個不留神就出了岔子。在活動執(zhí)行過程中會涉及到衣食住行、接待、印刷制作、布置、舞臺、音響、道具、拍攝錄制等等的事項。項目負責人需要對供應商作出有效的管控，避免出差錯。

（3）人力管控

涉及到項目活動的人員，無論負責事項的大小，無論是內部外部的人員，都要做好人員的管理，每個人都知道他們的職責、職能是什么，甚至包括嘉賓、志愿者等。

4、標準管控工具（WBS工作結構、甘特圖表時間進展安排）

（1）任務

把整體活動各項工作分解成一個個的細化任務，以便明確清晰落實。

（2）時間安排

對每個任務的安排都要明確什么時候開始，什么時候要完成。

（3）順序

對每項任務進行先后順序的排列。

（4）節(jié)點

活動的整體進展情況都需要監(jiān)控，搞清楚每個節(jié)點都要明確完成哪些重點工作。

（5）分工安排

每一個任務都要有對應的責任人，每一個節(jié)點情況出問題，對應的負責人需要立馬去解決。

5、活動策劃書范文

一、當令：慶典活動有一個當令舉辦問題。

選擇好機會可覺得典禮增色不少、加強整場活動的結果。

如企業(yè)慶典活動凡是要把企業(yè)成長機會、市場效益機會連系起來考慮使慶典活動與市場推廣機會相契合。

有些典禮的活動什么時候是固定的如：節(jié)日、紀念日等，這些慶典一般只能提前不克不及推后。

有些慶典則要選擇機會。

如開業(yè)、完工、啟動等典禮，除了要籌備好以外還要考慮有關主要帶領、嘉賓可否出席、天氣及前后節(jié)慶環(huán)境等身分。

二、適度：慶典活動是一種禮節(jié)性活動。

我國當局有關部分已作出劃定：要嚴酷節(jié)制當真執(zhí)行慶典活動申報審批軌制。

同時要有精品意識，典禮過多、過濫會影響慶典活動的質量和結果。

典禮的規(guī)模、形式還要與單元實力、項目規(guī)模、場地巨細、地輿位置等環(huán)境相合適，工程不大卻弄一個特大規(guī)模的慶典只會弄巧成拙、被淪為笑柄。

三、盛大：典禮是一種強烈熱鬧持重的典禮需要必然的盛大強烈熱鬧水平。

如許既可以鼓舞人心又可以擴大影響。

在現(xiàn)場安插、形式選擇、法式放置等環(huán)節(jié)多下功夫，盡力營造盛大、強烈熱鬧、歡慶、協(xié)調的氛圍。

同時還要力圖形式新奇具有創(chuàng)意。

一般化的慶典活動無法留給人深刻印象也不成能取得難忘的顫動結果。

四、儉仆，慶典活動既要盛大強烈熱鬧又要簡單務實。

從規(guī)模、規(guī)格上要嚴酷節(jié)制邀請人員的級別、數(shù)量要恰當不克不及一味追求“高、大、全”。

在項目、法式上盡量從簡，可以省去的一些環(huán)節(jié)和形式該當果斷去失落。

典禮也要奉行“少花錢多處事”的原則不克不及擺排場講豪闊鋪張華侈。

五、當然是慶典策劃。

首要包含確定賓客及發(fā)放請?zhí)约百e客的構成。

總之，發(fā)放請?zhí)M量提前一周，然后再進行德律風簡直認。

六、就是設計慶典活動法式。

首要是先主持人公布開典，然后攻略賓客同時由組織的主要帶領或賓客代表講話，最后就是放置參不雅活動，或者邀請主要賓客留言或提字。

再次，就是落實致辭人和剪彩。

剪彩長短常主要的一項，凡是是選擇組織最高負責人，客方為年高德劭的知名人士進行剪彩。

最后，慶典公司必然是要放置好活動的歡迎工作的。

這一點給大家的建議是對所有賓客都應熱情歡迎，耐煩辦事。

一些主要的賓客就需方法進行親自的接見辦事。

三、會議策劃包括哪些基本內容

一、會議廳耐策劃的流程

問清楚會議主辦方的想法、目的、預算方方面面的信息，通過收集這些信息雹伏唯將避免下一步的會議策劃構思偏離方向。

確認一個有經(jīng)驗的項目負責人，想源培清楚會議策劃的步驟、時間推進節(jié)點、人員的分工。

會場的選擇，直接關系到會議的風格、形式、規(guī)模、預算和檔次，這也是隨后進一步策劃方案的基礎，選擇一個能讓會議組織者和與會者都能滿意的會議場所非常重要。二、會議策劃意向書（一）預算

（三）簽到與入住安排

如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項復雜的工作。通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。

（四）餐飲安排

會議通常統(tǒng)一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。

四、如何組織大型會議

1、確立會議的主題

每一個會議都需要提前定好整個的主題，比如，西瓜樹元引擎峰會這種，主題就很明確，這也是為了定位好聽眾和參與人員，確定參會的人員是哪些，這些信息都能幫助你做好這場會議的目標準備。

2、選擇場地

根據(jù)你的規(guī)模選橘虛租擇好你的場地，并且多準備幾家，都去譽升體驗之后，再圓兆做決定

3、市場營銷

大多數(shù)情況下，活動組織者都會有一大筆預算用于活動的推廣，比如在各個渠道商來宣傳活動，那么廣告這塊需要格外注意，這也是最有挑戰(zhàn)的部分

4、與贊助商合作

邀請一些贊助商參與活動可以幫助會議更好的啟動并且削減你的成本，贊助商同樣也會幫助你做一些市場推廣。

5、聯(lián)絡嘉賓

邀請一些有名望且有實力的演講者是非常重要的

6、會議日準備，簽到，接待，反饋

在會議開始前一天，你需要檢查一切環(huán)節(jié)以確保會議能正常進行

以上就是關于杭州商業(yè)會議策劃步驟相關問題的回答。希望能幫到你，如有更多相關問題，您也可以聯(lián)系我們的客服進行咨詢，客服也會為您講解更多精彩的知識和內容。

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